Подготовка письма-заявки
Готовя заявку, которая будет разослана потенциальным поставщикам, помните о том, какими бы вы хотели видеть предстоящие переговоры с ними. Если речь идет о небольшой и несложной закупке, когда вы можете просто описать свои требования и где качество и обслуживание не имеют большого значения, будет достаточно сравнить цены в предложениях разных поставщиков. Нет смысла вести долгие переговоры, если сумма контракта невелика, - в таких случаях все можно обсудить по телефону. Как бы там ни было, не забывайте о том, что в ходе переговоров вы почти всегда можете добиться более выгодных условий.
Пример
Вы планируете разместить заказ в типографии, однако не видите необходимости в проведении переговоров, поскольку вопросы тиража, качества и сроков не имеют особого значения Вы решили, что заказ получит та типография, которая предложит самую низкую цену. Есть три предложения: типография А - 4 000 долларов, Б - 4 949 долларов и В - 5 949 долларов.
Вы звоните менеджеру типографии Б, благодарите его за предложение и спрашиваете, заинтересованы ли они в этом заказе. Вы говорите, что цена, которую они предложили, на 20-30% выше цены их конкурентов. Вы интересуетесь причинами и спрашиваете, не могли бы они снизить свою цену Ваш собеседник объясняет, что, скорее всего, конкурирующие типографии работают на другом оборудовании, поэтому они вряд ли смогут выполнить эту работу дешевле. Он предлагает вам уступить 250 долларов, но вы решаете, что этого недостаточно. Таким образом, он этот заказ не получает. Примерно такая же беседа происходит и с представителем типографии В.
Предложение А кажется вам наиболее интересным - им вы и звоните в последнюю очередь. Вы интересуетесь, каким образом они будут печатать ваш заказ. Пояснения менеджера этой типографии еще раз убеждают вас в том, что такие расхождения в цене возникли только из-за того, что все они используют разное оборудование и технологию. Далее возможны три варианта, с помощью которых вы окончательно договариваетесь с А о размещении вашего заказа:
1. Вы делаете встречное предложение, например: "Я бы мог заплатить вам 3 695 долларов за эту работу".
2. Вы спрашиваете: "Не могли бы вы еще раз проверить свои расчеты и, может быть, внести кое-какие коррективы в цену?"
3. Вы блефуете: "Вы запросили слишком много. Подумайте, нельзя ли пересмотреть цену".
На все эти звонки у вас уйдет максимум 15 минут, - вы уже сэкономили вашей компании немало времени. Если бы вы вообще не торговались из-за цены с А, а просто отдали бы ему этот заказ, он бы, скорее всего, просто расстроился и пожалел, что не запросил больше, а в следующий раз поднял бы цену.
Помните, что как только вы впервые вступили в контакт с поставщиком, переговоры начались. И с этого самого момента поставщик будет делать все, чтобы заставить вас согласиться с его предложениями. В процессе всех последующих бесед с вами он будет прощупывать, какими вариантами вы располагаете, какую цену можете заплатить и насколько выгодно для вас то, что он предлагает.
Письмо-заявка представляет собой документ юридического характера. В нем оговаривается формулировка предложения поставщика, характеристики, которым должна отвечать его продукция, необходимые гарантии и форма контракта.
Следует отметить, что такие письма допускают множество интерпретаций, поэтому вслед за письмом должен последовать индивидуальный контракт, который позволяет исключить возможную двусмысленность или недопонимание.
Предоставьте поставщику максимальную свободу действий и будьте готовы к любым вариантам, которые он может предложить. Избегайте заявлений наподобие "Мы рассчитываем, что вы предложите самые низкие цены". Помните, цена - далеко не всегда единственный важный фактор, поэтому следует рассматривать каждый предлагаемый вариант в разрезе общих расходов и итоговой прибыльности.
Со сколькими поставщиками вам стоит держать связь? Чем больше их число, тем больше вероятности, что вы найдете то, что вам нужно, но при этом затратите больше времени и усилий. Один из главных принципов, о котором следует помнить, - у вас всегда должна быть альтернатива, по меньшей мере, еще один вариант, причем не только с самого начала, но и в процессе переговоров, вплоть до подписания контракта. Тем не менее не нужно ограничиваться и группой одних и тех же поставщиков - следите за тем, чтобы этот список время от времени пополнялся новыми именами. Пусть те, с кем вы работаете, знают, что вы не теряете времени даром и поддерживаете контакты с их конкурентами.
Если ваша организация относится к государственному сектору, то вам, вероятно, придется соблюдать некоторые правила соревновательных торгов, поясняющие, как должно быть сформулировано письмо поставщикам и на основании чего делается выбор в пользу одного из них.
Этап 1: подведение итогов
1. Оценка потребностей.
- Участники — пользователи, консультанты, обслуживающий персонал и т.п.
- Ваши потребности.
- Заинтересованные подразделения, возможные решения.
- Графики.
- Оценка необходимого уровня качества или производительности.
2. Оценка имеющихся вариантов.
- Недостаточный выбор ослабляет ваши позиции.
- Перспективные поставщики и выбор предлагаемых решений.
- Что будет, если все оставить так, как есть?
3. Какой информацией и опытом располагаете вы или ваши коллеги?
- Ваш предыдущий опыт работы с различными поставщиками и вариантами.
- Обмен опытом с коллегами.
- Изучение соответствующей документации и отчетов.
4. Что требуется для реализации проекта?
- Определите, насколько важна для вас эта сделка и сколько вы можете потратить.
- Определите степень непосредственного участия вашей организации в проекте.
Попытайтесь узнать, насколько важна предстоящая сделка для второй стороны как в финансовом плане, так и в смысле полной занятости, технологических приобретений и завоевания позиции на рынке.
5. Сделайте ревизию собственных ресурсов.
- Финансовых. Кадровых.
- Технических.
- Временных.
6. Оговорите в письме поставщику статьи переговоров.
- Соответствие сделки правилам соревновательных торгов там, где они применимы.
- Требования, которые вы предъявляете к поставщикам.
